7 tips om een goede conference call te starten in Corona tijd

In deze tijd is het niet toegestaan om met meerdere personen in 1 ruimte te vergaderen, maar hoe ga je hier mee om als er wel belangrijke punten op de agenda staan? Juist! Dit kan door middel van een conference call. Om de call zo goed mogelijk te laten verlopen, moet je geen afleidende omgevingsgeluiden of slecht geluid hebben. Dit kan zomaar uitmonden tot één grote ergernis. Wij hebben daarom 7 tips voor je op een rijtje gezet.

1. Zorg dat je op tijd bent

Van wachten wordt niemand blij. En in een online omgeving kan dit nog als storender ervaren worden, dan in een normale vergaderruimte. Wees goed voorbereid en zorg dat je op tijd de inlogprocedure start.

2. Zorg dat het inloggen niet teveel tijd kost

Om te voorkomen dat je teveel tijd kwijt bent met het inloggen, moet je voorkomen dat je met inlogcodes werkt met lange cijfercombinaties. Stuur de inloggegevens toe zodra je de deelnemende personen uitnodigt in de agenda. Op deze manier is het makkelijk terug te vinden. Of maak gebruik van conference call-apps. Die zijn vaak al gekoppeld aan gebruikersaccounts. P.s.: Wist je dat je met Whatsapp ook de mogelijkheid hebt om een groepsgesprek van maximaal 4 personen te starten?

3. Stel je zelf even voor

Heb je een conference call zonder beeldverbinding? Stel jezelf dan even voor. Zo vergeten de deelnemers niet zo snel met wie ze in gesprek zijn. Als stemmen op elkaar lijken, kan het namelijk voor verwarring zorgen. Herhaling helpt bij een groep mensen die elkaar nog niet goed kent.

4. Let op hardware eisen

Als je de hardware niet goed voor elkaar hebt, kan de conference call 1 grote flop worden. Dit wil je natuurlijk voorkomen. Voor een geslaagde conference call heb je Desktops, laptops, tablets of smartphones nodig met een goede camera en microfoon.

5. Laat mensen uitpraten

Bij een conference call is het belangrijk om elkaar uit te laten spreken. Zoek een goed moment om elkaar te onderbreken, zodat niet iedereen tegelijk reageert. Het is verstandig om één iemand als gespreksleider aan te stellen, die kan aangeven van wie een antwoord of reactie verwacht wordt.

6. Zorg voor een goede breedbandverbinding.

Wil je videobellen? Dan heb je breedbandinternet nodig. Dit is een belangrijke eis om het transport van data voor spraak en video te optimaliseren. 3G en 4G netwerken zijn hierbij een absolute must.

7. Laat je niet afleiden

Hinderende (achtergrond)geluiden kunnen afleiding geven. Denk hierbij aan spelende kinderen of het pruttelen van de koffiepot. Zoek een ruimte waar je rustig kunt zitten en niet gestoord wordt. Kleding kan ook een afleiding geven. Houd je kleding daarom zo neutraal mogelijk en kies voor een rustige achtergrond.

Wij bieden diverse producten aan om je conference call tot een succes te maken

Neem contact met ons op voor meer informatie